Logiciel de réservation pour les ambassades.

FAQ.

• Comment mettre en place un système de prise de rendez-vous à l'ambassade ?

  Choisissez parmi les plans Gratuit, Premium et Pro. Nous constatons que les ambassades préfèrent le plan Setmore Pro car les administrateurs peuvent continuer à ajouter du personnel pour un coût nominal par mois.

  Créer votre compte et configurer votre Page de Réservation en ligne. Vous pouvez afficher vos services, le profil de votre personnel, les frais et les coordonnées de l'ambassade. L'URL de votre Page de réservation est personnalisable afin qu'elle soit plus facile à retenir pour votre public.

  Une fois terminé, partagez l'URL de votre Page de Réservation et permettez aux visiteurs de programmer eux-mêmes leurs rendez-vous en ligne. Chaque service que vous ajoutez dispose également d'un lien de réservation unique, ce qui simplifie encore le processus.

  Lorsqu'un visiteur ouvre votre Page de Réservation, il peut voir votre disponibilité en temps réel. Dès qu'une réservation est confirmée, le visiteur et le prestataire de services reçoivent instantanément une confirmation par e-mail. Le calendrier Setmore du prestataire de services affiche aussi automatiquement les détails du rendez-vous.

  Pour plus de détails sur la mise en œuvre de la planification en ligne pour votre ambassade, lisez notre guide Guide d'installation de la Page de Réservation.

• Puis-je ajouter des conditions générales à ma Page de Réservation ?

  Oui, vous pouvez ajouter des conditions générales en utilisant un message contextuel de la Page de Réservation. Lorsqu'un visiteur ouvre votre Page de Réservation, une fenêtre apparaît au premier plan.

  Pour configurer une fenêtre pop-up avec les conditions Générales ou d'autres informations importantes, allez sur Apps & Intégrations > Page de Réservation > Configurer. Dans 'Politiques de réservation', allez jusqu'à 'Notes pour le client'. Dans cette section, vous êtes en mesure de spécifier vos conditions, les mises à jour pertinentes, la politique d'annulation, les détails du paiement, et plus encore.

  Pour continuer, les visiteurs de votre Page de Réservation doivent accuser réception du message.

  En savoir plus sur la création d'0une fenêtre pop-up de Page de Réservation.

• Les détails de mes rendez-vous sont-ils synchronisés sur différents appareils ?

  Oui, les détails de vos rendez-vous se synchronisent sur tous vos appareils compatibles avec Setmore. Si vous téléchargez l'application Setmore mobile app, vous pouvez également configurer des notifications push pour recevoir des mises à jour sur votre écran d'accueil.

  Lorsqu'un rendez-vous est programmé via votre calendrier ou votre Page de Réservation, les détails se reflètent immédiatement sur ordinateur de bureau, tablette ou mobile. Vous recevrez des informations, sans qu'aucun transfert de données ne soit nécessaire.

• Quels types de services les ambassades réservent-elles généralement en ligne ?

  Beaucoup de nos clients ambassadeurs ont introduit la réservation en ligne pour:

  Les services de passeport, y compris le renouvellement et les demandes de passeport d'urgence

  Les entretiens pour obtenir un visa

  Les services notariaux, y compris la certification de documents et l'attestation de signatures

  Les renouvellements de permis de conduire

  Les inscriptions sur les listes électorales à l'étranger

  Le transfert de terrains et autres transactions juridiques et immobilières

  Vous pouvez également mettre en place le prépaiement pour tout service ajouté à votre Page de Réservation.

• Comment puis-je personnaliser la Page de Réservation de mon ambassade ?

  Modifiez l'URL de votre Page de Réservation pour y faire figurer le nom de votre ambassade. Non seulement cela la rend plus mémorable, mais elle est plus facile à découvrir par le biais d'une recherche Google. Chaque service a son propre lien de réservation et vous pouvez ajouter des descriptions pour aider les visiteurs à trouver ce dont ils ont besoin.

  Pour personnaliser davantage le processus de réservation, affichez votre logo, votre image de marque, des photos de vos installations ou un flux d'Instagram.

  Les titulaires d'un compte Premium peuvent supprimer entièrement la marque Setmore.

• Comment réserver et organiser des rendez-vous en visio avec Setmore ?

  Les clients du plan Gratuit peuvent activer l'intégration vidéo Teleport. Cela permet à un maximum de 4 employés de réserver et de tenir des rendez-vous virtuels. Les clients des plans Premium et Pro ont accès à Google Meet, Zoom et Teleport Premium. Zoom et Teleport Premium permettent au staff d'organiser des cours de groupe en ligne.

  Après avoir sélectionné et activé une intégration, il vous sera demandé de spécifier les services qui nécessitent la visioconférence. Lorsqu'un de ces services est réservé (via votre calendrier ou votre Page de Réservation), un lien vers la réunion est inclus dans les confirmations envoyées par e-mail au membre du staff et au visiteur.

• Comment puis-je accepter des paiements anticipés ?

  L'application de prise de rendez-vous de votre ambassade s'intègre aux principales plateformes de paiement. Les clients gratuits peuvent accepter les paiements par carte de débit ou de crédit avec Square. Les clients Premium ou Pro peuvent également choisir parmi Stripe et PayPal.

  Traitez les paiements à l'avance en habilitant les paiements sur la Page de Réservation. Ouvrez votre application web Setmore et cherchez Paramètres > Paiements > Page de Réservation. À côté de 'Voulez-vous accepter les paiements?', vous verrez un bouton. Activez ce bouton et vos visiteurs auront la possibilité de payer à l'avance. Si nécessaire, vous pouvez rendre le prépaiement obligatoire.

• Combien de personnes puis-je ajouter à un compte Setmore ?

  Vous pouvez créer jusqu'à 4 identifiants pour le personnel avec un compte Gratuit. Chaque connexion est accompagnée de son propre calendrier et d'un lien de réservation. Avec un compte Premium les titulaires peuvent créer 2 identifiants de personnel, avec des fonctionnalités supplémentaires telles que des rappels SMS et une synchronisation bidirectionnelle de Google Calendar. Avec un compte Pro les titulaires bénéficient de toutes les fonctionnalités Premium pour 3+ employés. Vous pouvez continuer à ajouter des profils à un compte Pro.

  Pour plus de détails, consultez nos plans et tarifs.

• À quoi ressemblera le bouton 'Réserver maintenant' de mon site web ?

  Consultez notre page de démos pour voir les options d'apparence de votre bouton de réservation. Vous pouvez ajouter un bouton élégant ' Réserver maintenant ' à n'importe quelle page ou intégrer votre Page de Réservation complète sur votre site Web.

• Comment gérer les autorisations de compte ?

  Les administrateurs peuvent contrôler les autorisations de compte dans Paramètres > Staff. Il suffit de sélectionner un profil de personnel, d'activer 'Identifiant du Staff' et de spécifier l'accès.

  • Les administrateurs peuvent voir tous les calendriers et les paramètres du compte.
  • Les membres du personnel n'ont accès qu'à leur calendrier.
  • Les réceptionnistes peuvent voir tous les calendriers du personnel et les détails dans l'onglet 'Client'. Cependant, ils ne peuvent pas accéder aux autres menus ou sous-menus.

  Vous pouvez autoriser le personnel à modifier ses propres heures de travail et à ajouter des pauses. En savoir plus sur les identifiants du personnel et les permissions de compte.

Pour plus d'informations, consultez notre Centre d'Assistance